روشهای شمارش موجودی

شمارش موجودی‌ انبار و مطابق آن با گزارش‌ کاردکس به منظور پیدا کردن مغایرت‌های بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی انجام می‌شود. اطلاع از موجودی دقیق انبار هم برای مدیریت و کنترل دقیق موجودی و هم برای بخش مالی و حسابداری یک امر مهم و ضروری است. روش‌های مخلتفی برای شمارش موجودی انبار وجود دارد مانند روش‌های سنتی و روش‌های مکانیزه. در روش‌های سنتی افرادی به صورت دستی تک تک اقلام و کالاهای انبار را شمارش می‌کنند و با لیست سیستمی تطابق می‌دهند. اما در روش‌های مکانیزه وظیفه شمارش موجودی به عهده تجهیزات و نرم افزارهای تخصصی است. اگرچه اجرای روش‌های هوشمند شمارش موجودی مستلزم استفاده از تجهیزات و صرف هزینه است ولی برخی از مدیران که دید هوشمندانه‌ای دارند به این موضوع به چشم یک سرمایه گذاری در جهت افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان خود نگاه می‌کنند.

دلایل مغایرت

موجودی واقعی انبار ممکن است به دلایل مختلف با موجودی مکانیزه و سیستمی انبار مغایرت داشته باشد:

• ضایعاتی شدن موجودی در انبار: همیشه کالاهایی در انبارها به دلیل نقص فنی دستگاه‌ها و تجهیزات ساخت، تغییر شرایط آب و هوایی، گذشتن تاریخ انقضا کالاها، اهمال کاری کارگران انبار و ... غیر قابل استفاده می‌شوند. با وجود که این کالاها به ضایعات تبدیل شده‌اند و جزء موجودی واقعی محسوب نمی‌شوند، در موجودی سیستمی بخشی از موجودی انبار به حساب می‌آیند.
• سرقت یا گم شدن موجودی: در انبارهای شلوغ و پر رفت آمد که نظم و مقررات مشخصی هم حاکم نیست احتمال سرقت و یا گم شدن موجودی بسیار زیاد است.
• عدم ثبت ورود یا خروج کالا در انبار: یکی از دلایل اصلی وجود مغایرت در انبار، عدم ثبت ورود خروج کالا در انبار است. به خصوص در روش‌های انبارداری سنتی که همه عملیات‌های انبار به روش دستی ثبت می‌شود احتمال خطا و اشتباه در ثبت عملیات ورود و خروج بسیار زیاد است.

اهمیت اطلاع از موجودی

اطلاع دقیق از موجودی کالا در انبار از جنبه‌های مختلف اهمیت دارد از جمله:

• بهینه نگهداشتن میزان موجودی و جلوگیری از انباشت بیش از حد کالا یا کمبود موجودی
• اطمینان از اعداد و ارقام به کار رفته در بخش مالی و حسابداری
• ایجاد نظم در انبار و جداسازی کالاهای ناسالم و اسقاط شده
• کاهش خطا و اشتباه
• کاهش هزینه‌های انبار
• ارائه خدمات و سرویس بهتر به متقاضیان و مشتریان
• پیدا کردن باگ‌ها و نقایص موجود در سیستم انبارداری

روشهای شمارش

روش‌های مختلفی برای شماری موجودی انبار وجود دارد. هرکدام از این روش‌ها دارای مزایا و معایب خاص خود هستند که در ادامه پس از معرفی هر روش مزایا و معایب روش‌های مختلف شمارش موجودی انبار اشاره خواهد شد.

شمارش دستی موجودی کالا

در روش دستی یا سنتی، شماره سریال تک تک کالاها توسط نیروی انسانی خوانده می‌شود و با لیستی که بصورت کاغذی موجود است تطابق داده می‌شود. در روش شمارش دستی کالا، به حداقل دو نفر برای انبارگردانی نیاز است، یک نفر برای خواندن سریال‌ها و یک نفر برای چک کردن لیست موجودی محصولات. در این روش احتمال بروز خطا و اشتباه بسیار زیاد است و زمان زیادی صرف شمارش و کنترل موجودی انبار کالا در انبار می‌شود. در صورتی که مسئولین انبارگردانی با مغایرت روبرو شوند، شمارش برای بار دوم انجام می‌شود تا از صحت شمارش انجام گرفته اطمینان حاصل شود. نحوه برخورد با مغایرت‌ها در شرکت‌هاى مختلف متفاوت بوده، و مغایرت‌ها با توجه به دستورالعمل انبارگردانى پیگیرى مى‌شود. در صورت نیاز، فرآیند شمارش برای بار سوم انجام می‌شود و موجودی حاصل از دفعه سوم به عنوان موجودی واقعی در نظر گرفته می‌شود.

شمارش موجودی با بارکد

در سیستم انبارداری مبتنی بر بارکد، به هر کالایی با توجه به مشخصات آن مانند کد کالا، جنس، رنگ، وزن و ..... ، یک سریال منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود. سپس بارکدهایی که با استفاده از نرم افزار لیبلینگ برای هر کالا طراحی شد، با استفاده از دستگاه لیبل پرینتر چاپ می‌شود و روی کالا چسبانده می‌شود. برای قرائت بارکدها و دسترسی به اطلاعات کالا از دستگاه بارکدخوان یا هندهلد (PDA) استفاده می‌شود. هندهلد در واقع یک کامپیوتر کوچک قابل حمل است که دارای سیستم عامل ویندوزی یا اندرویدی می‌باشد، در نتیجه می‌توان نرم افزارهای مربوط به انبارداری را روی آن نصب کرد. در دوره‌های انبارگردانی برای شمارش موجودی انبار، فقط کافیست اپراتور با استفاده از دستگاه هندهلد بارکد کالاها و پالت‌ها را اسکن کند، در صورت وجود مغایرت نرم افزار بلافاصله هشدار می‌دهد.

از آنجایی که در سیستم مدیریت انبار مبتنی بر بارکد هر کالایی که وارد انبار می‌شود یا از آن خارج می‌شود، بارکدش اسکن می‌شود، تاریخچه دقیقی از موجودی کالا در دسترس است. به همین خاطر هنگام انبارگردانی موجودی دقیق کالا از جمله کالاهای درحال حمل بین انبارها، کالاهای امانی، اسقاطی و ... نیز به شیوه درستی در نظر گرفته می‌شود. در این روش احتمال خطا و اشتباه، نزدیک به صفر و فرایند انبارگردانی ظرف مدت کوتاهی بدون درگیر شدن تعداد زیادی نیروی انسانی به انجام می‌رسد.

شمارش موجودی با RFID

در سیستم انبارداری با استفاده از تکنولوژی RFID بر روی هر کالا یک تگ RFID قرار می‌گیرد. به طور کلی سیستم RFID از سه جزء تگ RFID، ریدر (Reader)  و آنتن تشکیل شده است. برچسب‌های RFID با استفاده از امواج رادیویی با ریدر ارتباط برقرار می‌کنند و دیتاها را منتقل می‌کنند. ریدر اطلاعاتی که از تگ‌ها دریافت کرده است را به داده‌های قابل استفاده در کامپیوتر تبدیل می‌کند. برخلاف سیستم بارکد برای شمارش موجودی انبار با RFID نیازی به اسکن کردن تک تک شناسه‌ها نیست بلکه دیتاها به صورت دسته‌ای جمع آوری می‌شوند برای این منظور فقط کافیست ریدر در محوطه تگ‌ها قرار بگیرد.

روش شمارش موجودی با RFID سرعت بسیار بالایی دارد و مانند روش شمارش موجودی با بارکد نیروی انسانی زیادی درگیر پروسه شمارش موجودی نمی‌شود. شمارش موجودی با RFID برای انبارهایی مناسب است که فلزات و مایعات زیادی در انبار موجود نباشد چون در غیر این صورت امواج رادیوی RFID دچار تداخل می‌شود. لازم به ذکر است که هزینه تجهیزات مربوط به RFID نسبت به بارکد بیشتر است و احتمال از دست رفتن اطلاعات (Data Loss)  نیز در این روش وجود دارد.

نکات مهم شمارش

برای اینکه شمارش موجودی به بهترین شکل انجام شود نکات زیر را رعایت کنید:

• به فردی که برای شمارش موجودی انبارگردانی تعیین شده است، اطلاعات کافی در مورد کالاهای موجود در انبار داده شود.
• در زمانی که برای انبارگردانی اختصاص داده شده است نباید چیدمان انبار تغییر نکند.
• قبل از شروع انبارگردانی و شمارش موجودی وضعیت انبار و چیدمان کالاها منظم شوند.
• مسئولیت شمارش موجودی به فردی سپرده شود که با فضای انبار و نحوه چیدن کالاها در انبار آشنا باشد.

دوره‌های شمارش

تعداد دفعاتی که موجودی کالا باید شمارش شود بسته به نوع موجودی و بیزینس متفاوت است.

• فصلی - دوره‌ای: انجام شمارش موجودی فصلی یا دوره‌ای می‌تواند اطلاعات مفیدی درباره موجودی انبار به شما بدهد به خصوص در انبارهایی که تاریخ انقضای محصولات محدودیت‌هایی را ایجاد می‌کند. این اطلاعات ممکن است در طول سال مفید باشد و مدیران سازمان بتوانند بر اساس این اطلاعات، در مورد سیسات‌های انبار بهتر تصمیم‌گیری کنند.
• سالانه - برای اهداف مالی و مالیاتی: شمارش موجودی فیزیکی باید حداقل سالی یک بار انجام شود. داده به دست آمده از شمارش موجودی برای حسابرسی سالانه و امور مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.