مجوز ورود و خروج انبار: سند رسید و حواله کالا

کنترل و ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبار یکی از مهمترین وظایفی است که به عهده انباردار می باشد. هر گونه اشتباهی در ثبت ورود خروج باعث بروز تداخل در انبار می شود. امروزه سیستم های انبارداری مکانیزه به خصوص سیستم های مبتنی بر بارکد تمرکز و توجه ویژه‌ای روی این موضوع دارند و با استفاده از پتانسل های خود امکانات ویژه‌ای را ارائه می دهند.

مفاهیم پایه

قبل از پرداختن به امکاناتی که سیستم های مبتنی بر بارکد در زمینه صدور اسناد رسید و حواله فراهم می کنند، تعریف کلی از سند رسید و حواله ارائه خواهد شد:

رسید کالا به انبار

حتی در سیستم های انبارداری قدیمی و سنتی هم هر زمان که کالایی وارد انبار میشد مشخصات آن را در دفاتر خود به صورت دستی ثبت می کردند. ثبت اطلاعات درست و دقیق در ایستگاه ورودی بسیار مهم است زیرا عدم دقت در شمارش یا عدم گزارش موارد آسیب دیده یا مفقود شده به این معنی است که شما مجبورید برای کالاهایی که دریافت نکرده‌اند، هزینه پرداخت کنید. یافتن راه هایی برای بهبود سیستم های انبار برای بالا بردن دقت و سرعت با هزینه‌ای مقرون به صرفه در بالا بردن بازدهی و سود کسب و کارها اهمیت ویژه‌ای دارد. امروزه در انبارهای مکانیزه  فرایند شناسایی و ثبت اطلاعات تا حد زیادی به صورت خودکار و با کمترین دخالت نیروی انسانی  و بالاترین دقت انجام می شود.

خروج کالا از انبار

آخرین عملیاتی که روی کالا در انبار صورت می‌گیرد، آماده سازی آن برای خروج و ارسال کالا از انبار می باشد. هنگامی که کالا از انبار خارج می شود حواله خروج برای آن صادر می شود. مواردی که باید سند حواله ذکر شود بسته به نوع کسب و کار و کالا متفاوت است، از اما به طور کلی نام کالا، سریال کالا، سفارش دهنده، کاربر بسته بندی، شیف و ساعت، وزن و .... در سند حواله درج می شود.

سیستم‌های انبارداری مبتنی بر بارکد

سیستم های مبتنی بر بارکد از شماره سریال های یونیک و غیر تکراری برای مدیریت کالاها در انبار استفاده می کنند. زمانیکه کالا وارد انبار می شود طی فرآیند لیبلینگ یک بارکد حاوی شماره سریال و سایر مشخصات روی آن الصاق می شود. سریال کالا ابزاری است که به واسطه آن می‌توان اطلاعات مربوط به محصول و پروسه‌هایی که روی آن انجام می شود در سیستم ثبت و ذخیره شود.

ثبت ورود و خروج کالا در انبارهای بارکدی

برای ثبت ورود کالا و خروج آن از انبار در سیستم های مبتنی بر بارکد فقط کافیست که بارکد کالا با استفاده از دستگاه هندهلد و یا بارکدخوان اسکن شود. در ایستگاه ورودی هنگامی به کالا شماره سریال منحصر به فرد الصاق شد، با اسکن آن به صورت اتوماتیک بدون دخالت نیروی انسانی سند رسید صادر شده و کالا به موجودی اضافه می شود. هنگام خروج نیز با اسکن بارکد کالا توسط کاربر سند حواله خروج برای کالا صادر شده و از موجودی انبار کسر می شود.

سرعت انجام کار در سیستم های مبتنی بر بارکد بسیار بالاست و احتمال خطا بسیار پایین حتی در انبارهای توزیع و یا پردازش که کالاها با سرعت بسیار بالا روی نوار نقاله در حال حرکت است نیز با استفاده از دوربین و یا دستگاه های فیکس اسکنر بارکد کالا شناسایی شده و سند رسید و یا حواله خروج صادر می شود.

مجوز ورود و خروج

یکی از ویژگی های بسیار کاربردی نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران فرم مجوز ورود و خروج می‌باشد. به کمک مجوزهای ورود و خروج احتمال ورود کالای اشتباه و یا ارسال کالای اشتباه به مشتری تقریبا به صفر می رسد. انبارهای سالانه سرمایه زیادی را به خاطر ارجاع محصول اشتباه توسط مشتری از دست می دهد. به خصوص در تجارت های آنلاین این موضوع باعث تخریب اطمینان مشتری و در نهایت از دست رفتن آن می شود.

در نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران می‌توان بر اساس شماره سریال کالا، مجوز ورود و یا خروج تعریف کرد. به بیان ساده تر می توان در سیستم مشخص کرد که کالا با چه شماره سریالی اجازه ورود و یا خروج از انبار را دارد. در صورتی که کاربر کالایی اشتباهی به انبار وارد و یا از آن خارج کند سیستم بلافاصله هشدار می دهد و سند ورود و خروج برای آن صادر می شود.

از آنجایی که نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران یک نرم افزار کاملا منعطفی است برای بالا بردن سرعت، دقت و بازدهی می تواند با نرم افزارها و پنل های فروش ارتباط برقرار کند. با استفاده از این بسیاری از امور مربوط به ورود و خروج اطلاعات به صورت اتوماتیک و هوشمند انجام می شود. برای مثال مشتری از طریق سایت 10 کالا را سفارش می دهد، اطلاعات مربوط به سفارش مشتری از طریق وب سرویس به انبار منتقل می شود، اپراتور برای آماده سازی سفارش در انبار بارکد محصولات مورد نظر را اسکن می کند در صورتی که کالای اشتباهی را برای ارسال انتخاب کرده باشد و یا تعداد محصولات با مجوز خروج همخوانی نداشته باشد، سیستم بلافاصله به او هشدار می دهد. زمانی که کالاهای انتخاب شده مطابق با لیست سفارش و مجوز خروج باشد، بدون نیاز به کار اضافه ای حواله خروج از انبار برای کالاها صادر می شود و از موجودی انبار کسر خواهند شد.

حسین نورالهی

مرداد 1401