انبارگردانی با بارکد

انبارگردانی (Stock Taking) با هدف مقایسه موجودی واقعی انبار با موجودی سیستمی و پیدا کردن مغایرت‌ها انجام می‌شود. شمارش موجودی انبار با روش‌های سنتی و دستی کار دشوار و زمانبری است. همچنین احتمال بروز خطا و اشتباه در روش‌های سنتی بسیار زیاد است. انبارگردانی با بارکد یک روش راحت، سریع و دقیق است که در ادامه شما را جزییات این روش آشنا خواهیم کرد.

هدف از انبارگردانی چیست؟

هدف اصلی از انبارگردانی پیدا کردن مغایرت‌ها در انبار است. موجودی ثبت شده در سیستم گاهی با موجودی واقعی انبار متفاوت است. دلیل این مغایرت ممکن است ضایع شدن اجناس، ورود و خروج کالا بدون صدور مجوز، اشتباه انباردار، سرقت و ... باشد. با پیگیری دلیل مغایرت‌ها می‌توان کارایی انبار را نیز افزایش داد. برای مثال گاهی دلیل آسیب دیدن کالاها و بروز مغایرت در موجودی ایجاد رطوبت یا نشتی در بخشی از انبار است در نتیجه انباردار قبل از اینکه دچار خسارت جدی شود برای مدیریت وضع موجود تصمیم‌گیری می‌کند.

همچنین گزارش حاصل از انبارگردانی برای امور مربوط به حسابداری نیز ضروری است. به کمک اطلاعات به دست آمده از انبارگردانی می‌توان از صحت اعداد و ارقام گزارشات حسابداری نیز اطمینان حاصل از کرد.

علاوه بر این با بررسی گزارش‌های کاردکس انبارگردانی می‌توان اقلام پر مصرف و اقلام کم مصرف انبار را به راحتی شناسایی کرد. این موضوع به مدیریت بهتر موجودی انبار و تصمیم‌گیری برای شارژ موجودی کمک می‌کند.

روش سنتی شمارش موجودی

در روش‌های سنتی انبارگردانی، انباردار بصورت دستی تک تک کالاها را چک می‌کنید و با لیست موجودی انبار مقایسه می‌کند. در انبارگردانی سنتی به حداقل دو نفر نیروی کار نیاز است، یک نفر برای خواندن سریال کالا و یک نفر برای مقایسه با لیست موجودی. در روش‌های کاغذی و دستی فرآیند انبارگردانی به شدت  زمانبر و خسته کننده است. به خصوص اینکه معمولا هنگام انبارداری در صورت وجود مغایرت، شمارش کالا 2 الی 3 مرتبه تکرار می‌شود. زمانی که برای بار اول شمارش انجام می‌شود و مغایرتی مشاهده می‌شود، مسئول انبارگردانی موظف است برای بار دوم عملیات شمارش تکرار کند. در آخر برای نهایی شدن آمار موجودی، عدد حاصل از سومین شمارش بعنوان موجودی درست در نظر گرفته می‌شود. امروزه روش‌های  مکانیزه و هوشمندی برای انبارگردانی وجود دارد که انباردار به راحتی و به سرعت می‌تواند مراحل انبارگردانی را بدون هیچ خطا و اشتباهی انجام دهد.

انبارگردانی با بارکد چیست؟

شمارش موجودی با سیستم‌های مبتنی بر بارکد یکی از روش‌های پرطرفدار و کاربردی برای انبارگردانی است. در روش انبارگردانی با بارکد که با عنوان انبارگردانی با بارکدخوان هم شناخته می‌شود، به ازاء هر کالایی در انبار یک بارکد اختصاصی در نظر گرفته می‌شود. در بارکدها اطلاعات مخصوص کالاها رمز نگاری می‌شود. در این روش با اسکن، بارکد توسط دستگاه بارکدخوان تمام اطلاعات مربوط به کالا در دسترس خواهد بود. در انبارگردانی به کمک بارکد، انباردار تنها با اسکن بارکد کالاها می‌تواند مغایرت‌های موجود در انبار را پیدا کند.

برای انبارگردانی با بارکد نیاز به نرم افزار انبار مبتنی بر بارکد، دستگاه هندهلد یا بارکدخوان می‌باشد.

نرم افزار انبار مبتنی بر بارکد

به طور کلی باید گفت انبارگردانی یک قابلیت از نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران محسوب می‌شود. نرم افزار انبار بر روی هر گونه ورود و خروج کالا و حتی جا به جایی کالا در انبار نظارت کامل و جامع دارد. هر کالایی که وارد انبار می‌شود دارای یک لیبل بارکد می‌باشد، انباردار با اسکن بارکد کالا هنگام ورود، کالا را رسید می‌کند، به این ترتیب علاوه بر اینکه موجودی کالا آپدیت می‌شود تمامی اطلاعات مهم این کالا در نرم افزار انبار ذخیره می‌شود. بارکد کالا قبل از خروج از انبار هم اسکن می‌شود و به این ترتیب سند حواله برای آن کالا صادر می‌شود. در واقع با فرایند اسکن کردن بارکد تمام تاریخچه کالا و سطح موجودی در انبار ثبت می‌شود. در دوره‌های انبارگردانی، زمانی که انباردار بارکد کالاها را اسکن می‌کند، نرم افزار به طور اتوماتیک آخرین رکورد موجودی را با اطلاعات اسکن شده مقایسه می‌کند و هر گونه مغایرتی را به اطلاع انباردار می‌رساند. از آنجایی که تمام وقایع مربوط به کالا در نرم افزار ثبت شده است، انباردار به راحتی می‌تواند دلیل مغایرت را پیدا کند. سایر امکانات و ویژگی‌های نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران عبارتند از:

• امکان ثبت مجوز ورود و خروج برای کالاها
• بستن دوره‌ها و انتقال داده‌ها به دوره بعد
• ايجاد سند اختتاميه جهت بستن دوره و انبارگرداني
• بازبيني و بررسی دوره‌هاي قبلي انبارگردانی
• توانايي تشخيص وضعيت هر سريال در انبار بصورت آني جهت جلوگيري از بروز خطا
• امکان دریافت خروجی اکسل از اطلاعات موجود در نرم افزار
• امکان ارتباط راحت و بدون خطا با سایر نرم افزارهای مالی و حسابداری موجود

انبارگردانی با بارکدخوان

همانطور که تا اینجا توضیح داده شد، برای انبارگردانی کافیست بارکد کالاهای موجود در انبار اسکن شوند تا مغایرت‌ها شناسایی شوند. برای اینکار می‌توان از دستگاه بارکدخوان یا هندهلد استفاده است. اما از آنجایی که دستگاه بارکدخوان فقط توانایی اسکن بارکدها و رکورد کردن آنها را دارد بهتر است از دستگاه هندهلد یا PDA استفاده شود. دستگاه هندهلد دارای یک سیستم عامل ویندوزی یا اندرویدی می‌باشد که می‌توان نرم افزار انبار رای دانا را روی آن نصب کرد. زمانیکه انباردار با استفاده از دستگاه هند هلد که به آن دیتاکالکتور هم گفته می‌شود بارکد را اسکن می‌کند، نرم افزار انبار به صورت آنی مغایرت‌ها را نشان می‌دهد، قابلیتی که متاسفانه در دستگاه بارکدخوان وجود ندارد. برای انبارگردانی با دستگاه بارکداسکنر انباردار باید بارکد کالاها را اسکن کند سپس اطلاعات ثبت شده توسط بارکدخوان به کامپیوتر انتقال پیدا کند و در نرم افزار مغایرت‌ها بررسی شوند. اگرچه انبارگردانی با بارکدخوان از انبارگردانی به روش سنتی و دستی بسیار بسیار راحت‌تر، دقیق‌تر و سریع‌تر است اما همواره توصیه می‌شود برای انبارگردانی از دستگاه هندهلد استفاده شود.

زمان انبارگردانی

اکثر انبارها آخر سال را برای انبارگردانی انتخاب می‌کنند زیرا اطلاعات دقیق و به روز موجودی انبار برای بخش حسابداری، جهت حسابرسی سالانه ضروری است. اما برخی از انبارها فرآیند انبارگردانی را دوبار در سال (یک بار انتهای 6 ماه اول سال و بار دیگر انتهای سال) انجام می‌دهند.

نوع سوم انبارگردانی، انبارگردانی رندوم می‌باشد که در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر انجام می‌شود. در انبارگردانی رندوم همه کالاها شمارش نمی‌شوند بلکه فقط بارکد تعدادی از کالاها اسکن می‌شود و عدم مغایرت آن با گزارش کاردکس موجودی در نرم افزار انبار بررسی و کنترل می‌شود.

مسئول انبارگردانی

برای انبارگردانی با استفاده از خواندن بارکد نیازی به حضور چندین نفر برای انجام پروسه انبارگردانی نیست. اما معمولا انبارگردانی با نظارت مسئول انبارگردانی، انباردار، گروه کنترل انجام می‌شود.