بارکدی کردن اسناد و مدارک

با وجود اینکه امروزه تا حد زیادی اطلاعات به صورت دیجیتال ذخیره می شوند، اما هنوز هم موقعیت هایی است مدارک کاغذی اهمیت ویژه ای دارند. برای مثال در بازرسی های مالیاتی و یا امور قضایی اسناد دیجیتال قابل استناد نیستند و حتما باید اسناد کاغذی در دسترس باشند. در صورتی که بایگانی این ادارات کوچک باشد این امر به راحتی قابل اداره است. اما زمانی که صحبت از ادارات بزرگ مانند کارگزاری ها، بانک های مرکزی، ادارات قضایی و ... می شوند، ابعاد این موضوع بسیار بزرگ می شود به طوری که اسناد کاغذی در سالن های بسیار بزرگ نگهداری می شوند. در نتیجه دسترسی هدفمند به آنها بسیار سخت و زمان بر است. به خصوص زمانی که نیاز است بلافاصله یک پرونده خاص را پیدا کرد. فناوری بارکد، یک راهکار بسیار عالی برای این هدف ارائه داده است.

نحوه بارکدی کردن اسناد

برای سازماندهی اسناد و مدارک در یک سازمان قبل از هر چیزی باید اهداف اصلی و فرعی، فرآیند و جریان کاری و سایر فاکتورهای مهم را مشخص کرد تا بر اساس این اطلاعات پلن اجرایی چیده شود. برای مثال در یک اداره پروفایل افراد مراجعه کنندگان و مشتریان با استفاده از شماره ملی آنها قابل تعریف است. به این ترتیب می توان به ازاء هر مشتری بر اساس شماره ملی یک بارکد اختصاصی تولید کرد.

حتی در این حالت نیز ممکن است پیدا کردن اسناد و مدارک کار سختی باشد. زیرا در یک قفسه چندین زونکن و چندین پوشه وجود دارد. برای این منظور باید فرایند لیبلینگ در یک سطح بالاتر انجام شود. یعنی زونکن ها نیز باید دارای بارکد شوند. روال کار به این صورت خواهد بود که بارکد پرونده و اسناد هر کدام از مشتریان توسط بارکد خوان اسکن می شود و در انتها بارکد خود زونکن اسکن می شود. به این ترتیب در نرم افزار ثبت می شود که در هر زونکنی چه پرونده هایی با چه بارکد هایی (در این مثال خاص چه شماره ملی هایی) قرار دارد.

در مرحله بعد تمام قفسه و راهرو های سالن بایگانی نیز دارای بارکد می شوند، به این ترتیب زمانی که کارمند بایگانی زونکنی را در قفسه قرار می دهد ابتدا بارکد زونکن و سپس بارکد قفسه را اسکن می کند، با اینکار در نرم افزار ثبت می شود که در قفسه A در راهرو B چه پرونده هایی قرار داده شده است.

فراخوانی اطلاعات

برای پیدا کردن اسناد در مثال فوق فقط کافیست کد ملی مشتری را در سیستم جستجو کرد، به این ترتیب ظرف کمتر از یک ثانیه می توان فهمید پرونده این شخص در چه راهرویی، در چه قفسه ای و در چه زونکنی قرار دارد. به این ترتیب به خصوص در زمان های حسابرسی بلافاصله می توان بدون رفت و آمد اضافی و اتلاف زمان پرونده مورد نظر را پیدا کرد.

حسین نورالهی

تیر 1401