کنترل موجودی چیست؟

کنترل موجودی انبار از اصول مهمی است که باید در هر انباری رعایت شود. کنترل موجودی فرآیندی است که طی آن همواره میزان کالاها و محصولات موجود در انبار را در یک سطح بهینه و مناسب نگه می دارد تا از کمبود و ذخیره بیش از حد کالا و همچنین سایر مشکلات هزینه ساز انبار جلوگیری شود. به کمک استراتژی های کنترل موجودی، تعداد کالاهایی که تقاضای کمی دارند در انبار محدود و در مقابل تعداد محصولاتی که تقاضای بیشتری دارند افزایش داده می شود. به این ترتیب می توان در وقت و هزینه صرفه جویی کرد، زیرا زمان و انرژی صرف سفارش مجدد، دریافت و نگهداری کالاهایی که واقعا به آنها نیازی نیست نمی شود. همچنین از اختصاص فضای انبار برای نگهداری این محصولات خودداری می شود، كه این امر به خودی خود باعث كاهش هزینه های حمل و نقل و بیشتر شدن فضای ذخیره سازی برای محصولات پر تقاضا می شود.

تفاوت کنترل موجودی با مدیریت موجودی

در نگاه اول مفهوم کنترل موجودی و مدیریت موجودی یکسان به نظر می رسند و معمولا به جای هم استفاده می شوند. اما کنترل موجودی شامل موارد زیر می شود:

• تعیین نرخ مصرف کالاها و دسته بندی کالاهای انبار به گروه های کالاهای کم مصرف، کالاهای بدون مصرف، کالاهای بی مصرف (منسوخ) و کالاهای پرمصرف
• مشخص نمودن نقاط کنترلی کالاها که شامل مواردی مانند تعیین نقطه سفارش (مجدد)، حداکثر موجودی مجاز، حداقل موجودی مجاز، حد موجودی خطرناک و مقدار سفارش می شود.
• تنظیم بودجه برای کنترل موجودی در انبار که شامل برنامه ریزی برای سفارش مجدد کالا و سایر امور می شود.
• پیاده سازی روش های مؤثر و بهینه خرید که بر روی درخواست های خرید، استعلام قیمت، انتخاب تامین کننده و ذخیره سازی سوابق استعلام ها تمرکز دارد.
• انجام تجزیه و تحلیل ABC به منظور دسته بندی کالاهای انبار به سه دسته اقلام بسیار مهم (A)، اقلام مهم یا متوسط (B) و اقلام نه چندان مهم یا متوسط (C) است.

راهکارهای کنترل موجودی

چهار متد اصلی برای کنترل موجودی در انبار وجود دارد که شما می توانید از آنها استفاده کنید:

• روش های سنتی مبتنی بر کاغذ: اگرچه برای پیاده سازی و اجرای روش های سنتی و کاغذی نیاز به سرمایه گذاری اولیه نیست اما در این روش، جمع آوری اطلاعات و استفاده از آنها برای برنامه ریزی برای تامین نیازهای انبار، کار سخت و زمانبری است و احتمال خطا و اشتباه در آن بسیار زیاد است.
• استفاده از صفحات اکسل: اکسل فضای مناسبی را برای ذخیره اطلاعات فراهم می کند اما دو نقطه ضعف بزرگ دارد؛ اول اینکه برای ورود اطلاعات به سیستم نیاز به حداقل یک نیروی انسانی مهار می باشد. دوم اینکه اطلاعات به طور خودکار به روز نمی شوند و مجددا به یک فرد نیاز است تا اطلاعات سیستم را به روز کند. توجه داشته باشید که هر زمان دخالت نیروی انسانی در امور مربوط به ثبت و ذخیره اطلاعات بیشتر شود، احتمال خطا و اشتباه نیز به صورت تصاعدی بالا می رود.
• نرم افزارهای پایه کنترل موجودی: نرم افزارهای پایه کنترل موجودی برای خودکار سازی برخی از فرایندها طراحی شده اند، اما این نرم افزارها با رشد و پیشرفت کسب و کار پاسخگو تمام نیازها نیستند و باید با نسخه های پیشرفته تری جایگزین شوند.
• نرم افزارهای پیشرفته کنترل موجودی: اگرچه این نرم افزارها به اندازه کافی ارزان نیستند، اما بسیاری از فرایندهای کنترل موجودی در انبار را به صورت خودکار انجام می دهند. این نرم افزارها برای کسب و کارهای متوسط و بزرگ طراحی و توسعه داده شد است.

سیستم های  کاغذی و سیستم های کنترل موجودی اکسل برای شرکت های نوپا و کوچک کافی هستند، اما پاسخگو نیازهای پیچیده تر نیستند. راهکار های نرم افزاری ساده و پیشرفته بی شماری برای خرید در دسترس شرکت ها هستند. با وجود گزینه های زیاد، چگونه راه حل مناسب کنترل موجودی را برای تجارت خود انتخاب می کنید؟

پیاده سازی سیستم کنترل موجودی

برای یافتن راهکار مناسب کنترل موجودی ، با پاسخ دادن به این سه سوال شروع کنید:

چه اطلاعاتی از محصول باید ثبت شود؟

بسته به آنچه در انبار نگهداری می کنید، اولویت های شما متفاوت خواهد بود. اگر اقلام خوراکی و غذایی در انبار نگهداری می کنید، مطمئناً باید روی تاریخ انقضا محصولات تمرکز کنید تا مطمئن شوید که به سرعت کالاها از انبار خارج می شوند و گردش موجودی بالایی دارید. اگر کالاهای الکترونیکی گران قیمت مانند تلفن همراه را در انبار ذخیره می کنید، باید اطمینان حاصل کنید که کالاها بیش از حد در انبار نگهداری نمی شوند زیرا در معرض منسوخ شدن قرار دارند. 

 چه ویژگی هایی نیاز است؟

آیا انبار شما در چند شعبه مستقر شده است؟ آیا به ادغام سیستم های تجاری و نرم افزارهای مدیریتی خود نیاز دارید؟ آیا از انواع حمل و نقل برای تحویل سفارشات خود به مشتریان استفاده می کنید؟ پیش بینی می کنید با گسترش شرکت شما در سال های آینده به چه ویژگی هایی نیاز داشته باشید؟ اینها مواردی است که شما باید بدانید و در تصمیم گیری برای اینکه کدام راه حل بصورت کامل و جامع همه‌ی نیازهای فعلی و آینده شما را برآورده می کند، نقش اساسی دارند. بررسی دقیق نیازها و شرایط به شما کمک می کند تا بتوانید بهترین نرم افزار انبارداری و بهترین سیستم کنترل موجودی را انتخاب کنید.

منابع مالی چقدر است؟

شما باید تعیین کنید که چقدر توانایی پرداخت هزینه نرم افزار کنترل موجودی را دارید. تمام هزینه های اجرایی، از جمله هزینه های آموزش، نرم افزار و تجهیزات مورد نیاز را یادداشت کنید. بازده سرمایه گذاری خود را محاسبه کنید تا برآورد کنید که چه مدت طول می کشد تا سرمایه گذاری انجام شده مجددا به سیستم باز می گردد، علاوه بر این بازدهی این سرمایه گذاری در آینده چقدر خواهد بود.

مهر 1401