نرم افزار اموال مبتنی بر بارکد (اموال گردانی با بارکد)

اموال و داری‌های ثابت هر سازمانی بخشی از سرمایه‌های آن سازمان یا اداره محسوب می‌شود. در ادارات و سازمان‌های مختلف اموال و دارایی‌های مختلف و متنوعی وجود دارند، از کامپیوتر و میز و صندلی گرفته  پایه چسب و  جا خودکاری و ... . نظارت و پیگیری تک تک این اقلام بصورت دستی و با نیروی انسانی عملا کار بسیار سختی است. سیستم هوشمند مدیریت اموال علاوه بر نظارت بر میزان موجودی‌ها، امکان ردیابی و استفاده بهینه از اموال را نیز ارائه می‌دهد. در این مقاله با مزایا و امکاناتی که مدیریت اموال مبتنی بر بارکد آشنا خواهید شد.

مدیریت اموال و اموال گردانی

وظیفه نظارت و کنترل دارایی‌ها و اموال هر سازمانی به عهده مسئول جمع‌داری است. به منظور نظارت و مدیریت اموال، برای تمام دارایی‌های ثابت پلاک با یک شماره خاص در نظر گرفته می‌شود. مسئول جمع‌داری صورت وضعیتِ تمام این اموال و دارایی‌ها را یا به صورت کاغذی و یا در نرم افزار جمع‌داری بایگانی می‌کند. در سیستم‌های سنتی جمع دار لیستی از اموال، مکان‌ها و پرسنلی که اموال به آنها تحویل داده شده است، تهیه می‌کند و در دوره‌های اموال گردانی بصورت دستی تک تک اموال چک می‌کند و اطلاعات جمع آوری شده را در نرم افزار جمع داری به صورت دستی وارد می‌کند و در نهایت مغایرت‌ها را پیدا می‌کند. از آنجایی که در این روش اموال‌داری بسیاری از فرآیندها به صورت دستی انجام می‌شود احتمال بروز خطا بسیار زیاد است.

مدیریت اموال و صورت برداری با کمک بر بارکد

سیستم مدیریت اموال به کمک بارکد فرآیند صورت برداری و جمع‌آوری اطلاعات را به دقیق‌ترین و ساده‌ترین شیوه ممکن انجام می‌دهد. برای اجرای این سیستم ابتدا اطلاعات پایه از نرم افزار جمع‌داری تهیه می‌شود: اطلاعات مورد نیاز عبارتند از:

• کل پرسنل‌های سازمان
• کل محل‌های استقرار (اتاق‌ها، پارتیشن‌ها و ..)
• تنوع اموال (میز، صندلی، کامپیوتر، لپتاپ ...)
• مراکز هزینه

در این سیستم ابتدا به تک تک اموال و دارایی‌های ثابت شرکت، مکان‌ها و در صورت نیاز پرسنل‌ها یک بارکد اختصاص داده می‌شود و سپس این بارکدها با استفاده از دستگاه هندهلد اسکن می‌شوند و اطلاعات آن ثبت می‌شود. قابل ذکر است که این اطلاعات قابل انتقال به نرم افزارهای حسابداری یا جمع داری هستند.

در هر دوره اموال گردانی، مسئول جمع‌داری با اسکن کردن بارکد اتاق و پرسنل به لیست تمامی اموال تحویل داده شده به هر پرسنل دسترسی خواهد داشت و می‌تواند با اسکن کردن دارایی‌های فعلی، مغایرت‌ها را به سرعت شناسایی کند.

در یک سازمان حفظ و نگهداری اموال و وسایل بسیار مهم است حتی وسایل به ظاهر کوچک و ارزان قیمت چون در صورت عدم مدیریت صحیح اموال، علاوه بر اینکه ممکن است راندمان مجموعه پایین می‌آید، هزینه‌ها نیز بالا می‌رود. در یک سیستم مدیریت اموال صحیح و اصولی می‌توان به اهداف زیر دست یافت:

• مکانیزه شدن فرآینده ثبت دارایی و اموال سازمان
• رصد و ردیابی راحت و سریع اموال
• از بین بردن خطاهای انسانی
• داشتن بانک اطلاعات جامع و کامل از دارایی و موجودی‌‎ها برای استفاده بهینه از امکانات موجود
• برقراری امنیت برای جلوگیری از ضرر و سرقت
• برنامه ریزی برای نگهداری دارایی‌ها و حفظ نظم مناسب دارایی‌های فیزیکی

تجهیزات اموال‌گردانی مبتنی بر بارکد

برای اجرای مدیریت اموال بر استفاده از سیستم بارکد، نیاز به دستگاه لیبل پرینتر و یا هندهلد و نرم افزار مدیریت اموال است.

• لیبل پرینتر: همانطور که می‌دانید برای چاپ لیبل‌های بارکد نیاز به دستگاه چاپگر می‌باشد. با توجه به میزان لیبل بارکد مورد نیاز می‌توان از لیبل پرینتر رومیز یا نیمه صنعتی استفاده کرد. در صورتی که با توجه به منابع مالی در دسترس، خرید دستگاه لیبل پرینتر مقدور نباشد می‌توان از شرکت‌های مجری سیستم‌های لیبلینگ کمک گرفت. شرکت رای دانا سیستم تهران در زمینه چاپ لیبل بارکد اموال تمامی خدمات مورد نیاز را به صاحبین مشاغل ارئه می‌دهد.
• هندهلد: هندهلد وظیفه قرائت بارکدها را به عهده دارد. از آنجایی که دستگاه‌های هندهلد یا دیتاکالکتور، دارای سیستم عامل اندرویدی یا ویندوزی هستند، می‌توان نرم افزار اموال گردانی بارکدی را بر روی آن نصب کرد. هندهلد زمانیکه‌ با توجه به داده‌های ثبت شده مغایرتی را شناسایی می‌کند بلافاصله به اپراتور آلارم می‌دهد.

نرم افزار مدیریت اموال و اموال گردانی

تمام اطلاعاتی که توسط دستگاه‌ هندهلد خوانده می‌شود برای تفسیر و یکپارچه سازی نیاز به یک نرم افزار دارند. زمانی‌که بارکدها به کمک هند هلد خوانده شده نرم افزار اموال نصب شده در سیستم عامل هند هلد یک خروجی اکسل در اختیار جمع‌دار قرار می‌دهد. نرم افزار انبارگردانی رای دانا سیستم تهران نرم به راحتی با تمام نرم افزارهای حسابداری و جمع‌داری ارتباط بر قرار می‌کند و فایل‌های خروجی آن در سایر نرم افزارهای موجود قابل استفاده هستند.

در نرم افزار می‌توان اموال و دارایی‌های مورد نظر را جستجو کرد. برای مثال می‌توان در نرم افزار جستجو کرد چه تعداد صندلی در سازمان وجود دارد و هرکدام در حال حاضر در چه مکانی قرار دارند و تحویل چه کسی داده شده‌اند.

در نرم افزار اموال رای دانا همچنین می‌توان وضعیت اموال و تجهیزات موجود در سازمان را ثبت کرد و در صورتی که اموال آسیب دیده باشند در بخش توضیحات نرم افزار قابل ثبت است.

انتخاب لیبل بارکد اموال

برای بارکدگذاری بر روی اموال از برچسب‌های لیبل مخصوص استفاده می‌شود. لیبل اموال که به نام‌های لیبل گچی یا خرد شونده نیز شناخته می‌شوند برای این منظور استفاده می‌شود. این برچسب‌ها هنگام جدا شدن از سطح خرد می‌شوند و برای مصارف امنیتی بسیار مناسب هستند. لیبل اموال خود انواع و ابعاد مختلفی دارند مانند لیبل شبرنگ، لیبل متال و ... . برای انتخاب برچسب اموال به موارد زیر باید توجه کنید:

• مقرون به صرفه بودن: همانطور که گفته شد لیبل اموال انواع مختلفی دارد که قیمت آنها با متفاوت است. شما می‌توانید بسته به نیازها و بودجه‌تان برچسب مناسب را انتخاب کنید.
• امنیت لیبل: لیبل اموال باید چسبندگی بالایی داشته باشند و به راحتی از روی اموال کنده نشود. همچنین لیبل اموال باید هنگام جدا شدن حالت خردشوندگی داشته باشد تا از تقلب و جابه‌جایی غیرمجاز جلوگیری شود.
• شرایط محیطی: لیبل باید برای محیط‌های ناهموار و یا حتی روغنی نیز مناسب باشد و به راحتی کنده نشود.

مزایای استفاده از مدیریت اموال با بارکد

علاوه بر مواردی که گفته شد استفاده از سیستم مبتنی بر بارکد برای مدیریت اموال مزایای زیاد دیگری نیز دارد:

سرعت بالا

صورت برداری اموال به کمک بارکد نسبت به روش‌های سنتی و دستی سرعت بسیار بالایی دارد و کاغذبازی را به طور کلی از بین می‌برد. در روش اموال‌داری با بارکد تنها با اسکن کردن بارکد تمام اطاعات مورد نیاز در دسترس جمع‌دار قرار می‌گیرد.

دقت بالا

در صورت برداری به روش دستی احتمال بروز خطا و اشتباه بسیار زیاد است اما صورت برداری به کمک بارکد و دیتاکالکتور بدون هیچ گونه خطا و اشتباهی، اطلاعات دقیق را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

جلوگیری از سرقت و گم شده اموال

مدیریت اموال با بارکد از سرقت و جا به جایی نادرست اموال و دارایی‌های سازمان جلوگیری می‌کند. بیشتر سازمان‌ها و ادارات برای ردیابی اموال دچار سردرگمی می‌شوند چون برای مدیریت و کنترل اموال از ثبت دستی و کاغذی استفاده می‌کنند و خیلی از اوقات این اطلاعات ثبت شده به روز نیستند یا یه درستی ثبت نشده اند. این کار ممکن است منجر به سرقت و جابجایی نادرست وسایل شود. این امر نه تنها منجر به تاخیرهای غیرقابل پیش بینی و از بین رفتن بی دلیل تجهیزات می‌شود بلکه هزینه‌های خرید را در سازمان نیز افزایش می‌دهد. می‌توان شناسه مکان را در برچسب دارایی خود نیز قرار دهید این امر به مدیریت مکان اموال نیز کمک می‌کند.

برای مثال شما یک برچسب بارکد چاپگر را اسکن می‌کنید، سیستم نشان می‌دهد که چاپگر معلق به کدام طبقه از دفتر است و آیا الان در مکان خود قرار دارد یا خیر. دسترسی به داده‌های دقیق در مورد محل نگهداری دارایی‌های شما، چه بزرگ و چه کوچک، احتمال جابجایی‌های غیر مجاز را مهار می‌کند و دارایی‌ها را در برابر سرقت ایمن می‌کند. برچسب گذاری بارکد همچنین نقشی محوری در ردیابی حرکت دارایی در سراسر خطوط مونتاژ در تأسیسات تولید دارد.

عباس یوسفی

بهمن 1399