6 فرایند کلیدی در انبار

آیا همه انبارها یکسان هستند؟ پاسخ کوتاه: نه، اما در واقع جواب عمیق‌تر به این سوال بله است. به عبارت دیگر انبارها، مشابه ولی در عین حال متفاوت هستند. انبارها از 6 جنبه اصلی یکسان هستند.  در تمام انبارها 6 فرآیند کلیدی وجود دارد: رسید کالا، آماده‌سازی برای ذخیره سازی، جانمایی و چیدمان، خروج و حواله و حمل و نقل.

تفاوت‌ انبارها

 در نحوه انجام فرایندها و کنترل الکترونیکی هر فرآیند، تفاوت‌های ظریفی در انبارها وجود دارد. به عنوان مثال، دو رقیب با محصولات یکسان معمولاً روش‌های مختلفی را برای انجام عملیات‌های انبار به کار می‌گیرند. در واقع تجزیه و تحلیل‌های مختلف در صنایع، باعث ایجاد تنوع بیشتر در روش‌های اجرای عملیات‌های انبار می‌شود. حتی شرکت‌های شخص ثالث لجستیکی نیز کارها را متفاوت انجام می‌دهند. حتی SCOR و شرکت‌هایی مانند GS1 نیز که طرح‌های کلیدی با استفاده از بارکدگذاری و کنترل فرکانس رادیویی ارائه می‌دهند، روش انجام کارشان در هر انبار تا حدودی منحصر به هر تجارت است. این امر توسط عواملی از جمله میزان عملکرد انبار، ظرفیت ذخیره سازی، دما، پروفایل سفارش، الزامات قانونی، فرهنگ شرکت و حجم کالاهای جابجایی در انبار تعیین می‌شود.

فرایندهای کلیدی در انبار

به طور کلی 7 فرایند مهم در انبارها اتفاق میفتد که شامل موارد زیر می‌باشد:

رسید (Receiving)

دریافت کالا شامل عملیات کنترل ورود کالا به انبار است. عملیات رسید ممکن است برای محصولات، اشیاء، کارتن‌ها، پالت‌ها یا جعبه‌ها انجام شود. کالاهای ورودی به انبار ممکن است به اندازه یک پالت کامل، بزرگ باشند یا به اندازه یک پین کوچک. بهترین را برای دریافت کالا در انبار از طریق ASN یا Advance Shipping Notice از تامین کننده‌ها است. اپراتورها می‌توانند بارکد‌های محموله را اسکن کنند تا ASN ظاهر شود. اگر تحویل با ASN مطابقت داشته باشد، کالاها می‌توانند از طریق سیستم رسید شوند و به موجودی انبار اضافه شوند.

آماده سازی برای انباشت

پس از ورود کالا به انبار و رسید شدن آن، با توجه به استاندارهای هر انبار کالا برای ذخیره سازی آماده می‌شود. در سیستم‌های مدیریت انبار هوشمند مانند سیستم‌های مبتنی بر بارکد ماژول‌هایی تعریف شده است که در هنگام انباشت کالای جدید در انبار، به کمک اپراتور می‌آیند و اطلاعات مربوط به مکان (Location) مناسب برای ذخیره‌سازی را در اختیار اپراتور قرار می‌دهد.

چیدن (Picking)

دو نوع اصلی چیدن وجود دارد.

• اولیه: در برخی از انبارها کالا پس از ورود و آماده‌سازی به مکانی در انبار انتقال داد می‌شود و تا پایان زمان ذخیره سازی و خروج از انبار در همان مکان باقی می‌ماند.
• ثانویه: در برخی از انبارها با توجه به ملاحظات مربوط به کالا فرآیندی چیدمان در دو بخش انجام می‌شود بخصوص برای کالاهایی که باید به صورت دسته‌ای (سفارشات دسته‌ای) و یا به صورت گسسته (سفارشات منفرد) ذخیره سازی شوند. با رونق فروش آنلاین در بسیاری از صنایع ، شرکت های بسیار بیشتری نسبت به گذشته فرآیندهای چیدن ثانویه را انجام می دهند.

سفارشات در انبار عمدتا به دو صورت هستند، به صورت "real-time" یا به صورت موجی "waves". سفارشات real-time سفارشاتی هستند که کالا دقیقا به همون صورتی که به انبار وارد شده از آن خارج می‌شود. سفارشات موجی سفارشاتی هستند که  مسئول مربوطه برای جمع آوری آنها باید کالاهای موجود در یک ناحیه را برای دسته‌ای از سفارش‌ها (نه یک سفارش به تنهایی) جمع آوری کند سپس آن دسته از سفارش‌ها را برای جمع آوری به منطقه بعدی ارسال کند. سفارشات موجی بسته با توجه به درخواست‌های مدیر مرکز توزیع (DC manager) تعیین می‌شوند.

بسته بندی و حواله

 روش‌های زیادی برای بسته بندی کالاها در مراکز توزیع وجود دارد. رعایت پنج قانون برای بسته بندی موفق کافی است:

• کالاهای انتخاب شده باید از نظر مکانی که از آنها برداشته شده‌اند قابل پیگیری و ردیابی باشند همچنین تاریخ یا شماره بچ‌شان نیز ثبت شود.
• بررسی‌های دقیق و کنترل کیفیت باید در این فرآیند لحاظ شود.
• کالاهایی که از مناطق مختلف انبار برداشت می شوند باید به راحتی "ترکیب" شوند و از طریق سیستم مدیریت شوند تا از کامل بودن سفارش اطمینان حاصل شود.
• کالاها باید بسته به اندازه، کمیت، دما، ارزش، شکنندگی، بهداشت و الزامات قانونی بسته‌بندی شوند.
• برای ردیابی در آینده، محموله ها همیشه باید توسط اسناد و یا شماره فاکتورها قابل ردیابی باشند.

حمل و نقل

حمل و نقل آخرین فرآیند انبار می‌باشد و در واقع آغاز سفر کالاها از انبار به سمت مصرف کننده است. فرایند حمل و نقل زمانی موفقیت آمیز محسوب می‌شود که مرتب‌سازی، بارگیری و تحویل به مشتری به صورت مناسب، ایمن و به موقع انجام پذیرد. فرآیندهای قبلی، مانند دریافت، آماده سازی، چیدن و بسته بندی نیز برای موفقیت حمل و نقل بسیار حیاتی هستند زیرا تأثیر زیادی در انجام دقیق و ایمن سفارش دارند. برای بهینه سازی روند حمل و نقل، داشتن سیستم‌های نرم افزاری برای ساده سازی بسیاری از کارها مهم و ضروری است. داشتن یک نرم افزار کاربردی و دستگاه‌های موبایل کامپیوتر به شما این امکان را می‌دهد که در زمان انجام رایند حمل و نقل اطلاعات صحیحی را در دست داشته باشید.

مرجوع

هر مجموعه‌ای آرزو دارد که هیچ کالای مرجوعی نداشته باشد. برای مدیریت سیستم مرجوعی باید به نکات زیر توجه داشت:

• هر سازمانی باید قوانین شفافی برای کالاهای مرجوعی در نظر بگیرد به طوری‌که مشتریان به طور واضح چه کالاهایی و تحت چه شرایظی قابل عودت هستند.
• همه کالاهای باید از نظر سفارش، سند و فاکتور قابل پیگیری باشند.
• همه سازمان‌ها برای کالای مرجوعی باید یک پروتکل مشخص داشته باشند که مشخص کند پس از عودت کالا به انبار چا کارهایی باید انجام شود (بازگشت به موجودی، تعمیر، بازیافت، بازگشت به تولید، اسقاط و ....)
• تمام اعتبارات باید همراه با دلایل بازگشت کالا ، توسط سیستم ثبت شود.

موجودی کالاهای انبار نیز باید در جایی که کالاها به انبار بازگردانده می‌شوند یا برای اقدامات بعدی نگهداری می‌شود، به روز شود.

بهینه‌سازی فرآیندهای انبار

برای بهینه‌سازی عملیات‌ها و فرآیندهای انبار استفاده از سیستم‌های هوشمند و مکانیزه ضروری است. تجهیزات و نرم افزارهای مبتنی بر بارکد یک راهکار مقرون به صرفه و کارآمد برای تسریع در انجام فرآیند‌های انبار می‌باشد. در این سیستم هر کالا به واسطه یک سریال در نرم افزار دارای یک شناسنامه می‌شود و تمام اطلاعات مربوط به آن در سیستم ثبت می‌شود. علاوه بر نرم افزار برای پیاده‌سازی و اجرای نرم افزار مدیریت انبار مبتنی بر بارکد به تجهیزاتی مانند بارکدخوان‌های سیمی و بیسیم، دستگاه‌های جمع آوری کننده اطلاعات و لیبل پرینتر نیز نیاز است.